Software ERP Akuntansi untuk Menghubungkan Keuangan dan Operasional
Satukan alur pencatatan keuangan dengan pembelian, penjualan, persediaan, dan aktivitas operasional melalui sistem yang dirancang sesuai proses perusahaan. Software ERP akuntansi membantu membangun aliran data yang lebih terstruktur untuk kebutuhan kontrol dan pelaporan.
Sedang mengevaluasi sistem akuntansi yang terhubung dengan proses bisnis?
Kebutuhan modul dan integrasi dapat dikaji melalui mitra terkait berdasarkan proses bisnis yang berjalan.
Ketika sistem keuangan dan operasional berjalan sendiri-sendiri
Data yang tersebar tidak selalu berarti salah, tetapi proses konsolidasi dan pemeriksaannya dapat menjadi lebih rumit ketika volume transaksi serta kebutuhan koordinasi meningkat.
Input data berulang
Pencatatan transaksi yang sama di beberapa aplikasi bisa menambah pekerjaan administratif dan menimbulkan perbedaan data.
Rekonsiliasi sulit ditelusuri
Tim perlu mencocokkan dokumen sumber, transaksi, dan laporan dari beberapa tempat sebelum memastikan selisih.
Biaya lintas proses
Pembelian, biaya gudang, transaksi produksi, dan penjualan perlu dipetakan agar dampaknya pada laporan dapat dipahami.
Kontrol akses terpisah
Pengaturan pengguna dan persetujuan transaksi perlu konsisten meskipun pekerjaan dilakukan oleh beberapa bagian.
Satu alur data untuk transaksi, pencatatan, dan pelaporan
Software ERP akuntansi dapat dirancang agar transaksi operasional terhubung dengan aturan pencatatan keuangan. Pembelian, penjualan, dan pergerakan persediaan menjadi sumber data untuk proses akuntansi apabila modul serta integrasinya mendukung.
Keakuratan hasil tetap membutuhkan data sumber yang benar, pemetaan akun yang sesuai, otorisasi, rekonsiliasi, dan pemeriksaan dari tim yang bertanggung jawab.
Contoh konseptual. Alur aktual bergantung pada modul dan konfigurasi sistem.
Fungsi penting dalam software ERP akuntansi
Pilih cakupan modul berdasarkan proses yang ingin diintegrasikan. Fitur yang tersedia dan cara kerjanya perlu dikonfirmasi pada produk atau mitra implementasi yang dipilih.
Buku besar dan jurnal
Mengelola daftar akun, jurnal, saldo, periode pembukuan, dan proses penutupan berdasarkan kebijakan perusahaan.
Utang dan piutang
Mendukung pencatatan tagihan, jatuh tempo, penerimaan pembayaran, dan pemantauan saldo pelanggan atau pemasok.
Kas, bank, dan rekonsiliasi
Mencatat arus kas dan transaksi bank serta membantu pencocokan mutasi dengan catatan keuangan.
Pembelian dan procurement
Menghubungkan dokumen pengadaan, penerimaan, tagihan pemasok, dan proses pembayaran sesuai alur kerja.
Persediaan dan gudang
Mendukung pencatatan mutasi stok dan penelusuran data barang yang terkait dengan transaksi keuangan.
Laporan dan analisis
Menyajikan informasi posisi keuangan, laba rugi, saldo akun, dan laporan manajerial sesuai konfigurasi sistem.
Perlu diperhatikan: integrasi tidak otomatis menjamin laporan benar. Struktur akun, metode pengakuan, aturan persediaan, kontrol akses, dan proses rekonsiliasi harus disesuaikan dengan kebutuhan serta kebijakan perusahaan.
Laporan keuangan yang dapat ditelusuri kembali ke transaksi
Dashboard adalah salah satu bagian dari sistem pelaporan. Agar informasinya dapat diandalkan, transaksi sumber, periode, pemetaan akun, dan proses rekonsiliasi tetap perlu diperiksa.
- Meninjau saldo akun dan transaksi yang membentuknya.
- Memantau piutang, utang, serta jadwal pembayaran.
- Membandingkan anggaran dan realisasi jika modul mendukung.
- Menelusuri dokumen pendukung ketika terdapat perbedaan data.
Tahapan memilih dan menerapkan sistem ERP akuntansi
Implementasi perlu menggabungkan kebutuhan teknis, kebijakan akuntansi, kualitas data, dan kesiapan pengguna.
Pemetaan kebutuhan
Identifikasi masalah, transaksi utama, modul, laporan, pengguna, dan sistem yang sudah berjalan.
Desain dan konfigurasi
Tentukan struktur akun, hak akses, alur persetujuan, integrasi, dan format pelaporan.
Migrasi dan pengujian
Bersihkan data, validasi saldo awal, uji skenario transaksi, dan rekonsiliasi hasil.
Pelatihan dan evaluasi
Latih pengguna, pantau kendala, tinjau hak akses, dan evaluasi kualitas laporan.
Periksa keterkaitan pembelian, stok, dan pencatatan keuangan
Transaksi pengadaan dapat berkaitan dengan persediaan, utang usaha, biaya, dan pembayaran. Karena itu, sistem perlu mengatur hubungan dokumen pemesanan, penerimaan barang, tagihan pemasok, dan penyelesaian pembayaran sesuai kebijakan perusahaan.
Untuk pengelolaan proses pengadaan, lihat referensi software procurement. Kebutuhan persediaan juga dapat dikaji melalui software inventaris dan stok barang.
Jika proses gudang lebih kompleks, referensi software warehouse custom dapat membantu memetakan kebutuhan pencatatan penerimaan, penyimpanan, pemindahan, dan pengeluaran barang.
Software akuntansi mandiri atau software ERP akuntansi?
Pertimbangkan kompleksitas proses dan kebutuhan integrasi, bukan hanya jumlah fitur yang ditawarkan.
| Pertimbangan | Akuntansi mandiri | ERP akuntansi |
|---|---|---|
| Fokus utama | Pembukuan dan pelaporan keuangan. | Keuangan yang terhubung dengan proses bisnis lain. |
| Integrasi | Dapat memerlukan integrasi tambahan dengan aplikasi lain. | Dirancang untuk menghubungkan modul yang didukung sistem. |
| Kompleksitas | Dapat memadai untuk kebutuhan pembukuan yang lebih sederhana. | Membutuhkan perencanaan proses, konfigurasi, dan tata kelola lebih menyeluruh. |
| Pelaporan | Bergantung pada data yang dikelola aplikasi akuntansi. | Dapat menggabungkan data antarmodul yang telah terintegrasi. |
| Pertimbangan biaya | Periksa lisensi, dukungan, dan kebutuhan integrasi tambahan. | Periksa modul, implementasi, migrasi, pelatihan, dan pemeliharaan. |
Panduan lengkap software ERP akuntansi untuk kebutuhan perusahaan
Software ERP akuntansi merupakan sistem yang menghubungkan fungsi keuangan dengan proses bisnis lain melalui data, aturan, dan alur kerja yang terkoordinasi. Cakupannya dapat meliputi buku besar, utang, piutang, kas, pembelian, penjualan, persediaan, biaya, dan pelaporan sesuai modul yang tersedia.
Tujuan integrasi bukan sekadar memindahkan seluruh pekerjaan ke satu aplikasi. Sistem perlu membantu memastikan transaksi memiliki sumber data yang jelas, proses persetujuan yang sesuai, dan perlakuan pencatatan yang dapat diperiksa.
1. Apa perbedaan ERP akuntansi dan software pembukuan?
Software pembukuan berfokus pada pencatatan transaksi dan laporan keuangan. ERP memiliki cakupan yang dapat lebih luas karena menghubungkan fungsi keuangan dengan pembelian, penjualan, gudang, produksi, dan proses lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Tidak semua bisnis memerlukan ERP dengan banyak modul. Jika kebutuhan utamanya adalah pembukuan dasar, aplikasi akuntansi mandiri mungkin memadai. ERP layak dievaluasi ketika perusahaan membutuhkan aliran data lintas divisi, kontrol transaksi yang lebih terpadu, atau konsolidasi beberapa unit.
Untuk memahami ruang lingkup sistem yang lebih luas, baca juga referensi ERP untuk sistem bisnis terintegrasi.
2. Bagaimana integrasi transaksi bekerja?
Integrasi biasanya dimulai dari transaksi pada modul sumber, seperti pembelian atau penjualan. Setelah dokumen dan data diperiksa, sistem dapat menjalankan pemetaan ke akun atau jurnal sesuai aturan yang telah dikonfigurasi. Transaksi kemudian menjadi bagian dari proses rekonsiliasi dan pelaporan.
Contohnya, tagihan pemasok dapat berkaitan dengan utang usaha dan transaksi pembayaran. Penjualan secara kredit dapat berkaitan dengan piutang dan pendapatan. Namun, perlakuan setiap transaksi perlu mengikuti kondisi, dokumen, waktu pengakuan, dan kebijakan akuntansi yang berlaku.
Karena itu, perusahaan perlu menetapkan sumber data utama, aturan koreksi, penanganan transaksi gagal, otorisasi, serta prosedur rekonsiliasi sebelum mengaktifkan otomatisasi.
3. Standar akuntansi dan struktur laporan
Sebelum mengatur software ERP akuntansi, tentukan kerangka pelaporan yang sesuai dengan karakteristik dan kewajiban entitas. Pengaturan akun, pengakuan transaksi, periode, dan format laporan tidak seharusnya disamakan untuk semua perusahaan.
Komponen laporan minimum dalam SAK EMKM
IAI menyebut 3 komponen minimum laporan keuangan menurut SAK EMKM:
- Laporan posisi keuangan pada akhir periode.
- Laporan laba rugi selama periode.
- Catatan atas laporan keuangan yang memuat informasi tambahan dan rincian relevan.
Sumber asli: IAI – SAK EMKM, bagian laporan keuangan. Ketentuan ini tidak boleh digeneralisasi ke seluruh entitas tanpa memeriksa kelayakan penerapan standarnya.
Pada bagian yang sama, SAK EMKM mengatur informasi komparatif dari periode sebelumnya sehingga laporan lengkap mencakup minimum 2 periode untuk laporan yang disyaratkan beserta catatan terkait. Rujuk dokumen asli IAI untuk ketentuan dan konteksnya. Kebutuhan entitas lain perlu mengacu pada standar yang relevan bagi entitas tersebut.
Untuk melihat informasi standar lain, gunakan portal resmi SAK Umum IAI. Konfigurasi ERP sebaiknya ditinjau oleh pihak yang kompeten agar tidak menganggap penggunaan perangkat lunak sebagai bukti otomatis kepatuhan akuntansi.
4. Menghubungkan persediaan dan harga pokok
Pergerakan persediaan dapat memengaruhi nilai stok dan perhitungan harga pokok. Oleh sebab itu, penerimaan barang, pengeluaran, retur, penyesuaian, dan transaksi terkait perlu dicatat dengan metode yang konsisten. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa data kuantitas dan nilai dapat direkonsiliasi.
Jika proses gudang membutuhkan pengendalian yang lebih terperinci, pelajari software warehouse custom sebagai referensi pengelolaan aktivitas gudang. Untuk kebutuhan pencatatan stok, tersedia pula referensi software inventaris dan stok barang.
Perlu dibedakan bahwa pencatatan jumlah barang dan penilaian akuntansi persediaan merupakan kebutuhan yang berkaitan, tetapi tidak identik. Metode penilaian dan perlakuan transaksi perlu mengikuti kebijakan yang relevan bagi perusahaan.
5. Integrasi pembelian, penjualan, dan pembayaran
Alur pembelian dapat mencakup permintaan, pesanan, penerimaan, tagihan pemasok, dan pembayaran. Alur penjualan dapat mencakup pesanan pelanggan, pengiriman, faktur, serta penerimaan pembayaran. Menghubungkan tahapan tersebut dapat membantu penelusuran dokumen jika seluruh modul dan integrasi telah dikonfigurasi dengan tepat.
Untuk proses pengadaan, halaman software procurement dapat menjadi referensi terkait. Untuk kebutuhan keuangan perusahaan yang lebih luas, pelajari juga software keuangan perusahaan.
Saat merencanakan integrasi, pastikan data pihak terkait, tanggal transaksi, akun, status dokumen, dan nilai transaksi konsisten. Siapkan prosedur untuk menangani transaksi ganda, perubahan dokumen, pembatalan, dan kegagalan sinkronisasi.
6. Apakah ERP bisa mendukung proses manufaktur?
Perusahaan manufaktur dapat membutuhkan keterkaitan antara bahan baku, proses produksi, barang jadi, pemakaian material, dan biaya produksi. Cakupan integrasi tergantung modul yang tersedia, metode penilaian, pencatatan biaya, dan rancangan proses perusahaan.
Untuk memetakan kebutuhan tersebut, lihat referensi software manufaktur untuk digitalisasi proses produksi. Jangan menganggap semua software ERP akuntansi sudah mencakup perencanaan produksi atau perhitungan biaya manufaktur secara default.
7. Keamanan data dan pengendalian akses
Sistem keuangan sebaiknya memiliki pembagian hak akses sesuai peran. Pengguna yang membuat transaksi belum tentu perlu menyetujui pembayaran atau mengubah konfigurasi akun. Pemisahan tugas, persetujuan, dan pencatatan aktivitas perlu disesuaikan dengan risiko perusahaan.
Evaluasi juga perlu mencakup backup, uji pemulihan data, pembatasan akses administratif, dan prosedur penanganan insiden. Fitur keamanan perlu didukung tata kelola, pelatihan, serta peninjauan akses secara berkala.
8. Cara menilai biaya dan kesiapan implementasi
Biaya software ERP akuntansi dapat dipengaruhi lisensi, jumlah pengguna, modul, konfigurasi, integrasi, migrasi data, pelatihan, infrastruktur, dukungan, dan pemeliharaan. Mintalah rincian biaya awal dan biaya berulang agar perbandingan antaropsi lebih terukur.
- Proses: transaksi mana yang perlu diintegrasikan lebih dahulu?
- Data: apakah saldo awal, daftar akun, dan data master sudah siap?
- Teknis: apakah integrasi dengan sistem yang sudah ada memungkinkan?
- Pengguna: siapa yang bertanggung jawab pada input, pemeriksaan, dan persetujuan?
- Pelaporan: laporan apa yang wajib tersedia dan siapa yang memeriksanya?
- Dukungan: bagaimana proses pemeliharaan, koreksi, dan pengembangan berikutnya?
Mulailah dengan ruang lingkup yang terukur, lakukan pengujian menggunakan skenario transaksi nyata, dan tetapkan kriteria penerimaan sebelum sistem digunakan secara luas. Pendekatan ini membantu perusahaan mengendalikan risiko perubahan proses.
Kebutuhan software ERP akuntansi di berbagai kota
Kebutuhan integrasi keuangan dapat dikaji untuk perusahaan di berbagai wilayah berikut. Daftar ini merupakan wilayah target halaman, bukan klaim bahwa kantor atau layanan fisik tersedia di setiap kota.
Mulai dari proses yang paling perlu diintegrasikan
Susun kebutuhan modul, sumber data, laporan, integrasi, serta kontrol transaksi sebelum menetapkan ruang lingkup sistem.
Pertanyaan sebelum memilih software ERP akuntansi
Jawaban praktis seputar penyesuaian, integrasi, data, keamanan, dan implementasi.